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Fragestellungen zur E-Mail-Archivierung

Rechtssichere E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie stellt für Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit dar. Geltende rechtliche Anforderungen können nicht ohne eine solche Lösung erfüllt werden. Besonders der rechtliche Aspekt der Archivierung ist sehr vielschichtig und von zahlreichen Grauzonen geprägt.

Was muss archiviert werden?

Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisations-Unterlagen.

Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe.

Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Dies gilt auch dann, wenn diese per E-Mail versendet werden.

Archivierung von Dateianhängen

E-Mail-Anhänge müssen ebenfalls archiviert werden, sollte die E-Mail ohne diese Anlagen unverständlich oder unvollständig sein.

Praxis und Datenschutz

In Anbetracht der Masse der täglich empfangenen und versendeten E-Mails ist eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails fast nicht möglich. Es wird daher oft bevorzugt, einfach alle E-Mails zu archivieren. Dies kann ein Unternehmen jedoch in Konflikt mit anderen Gesetzen bringen: DSGVO

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Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO)

Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Empfangene Handels-oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. In der Praxis geht man daher von einer regelmäßigen Aufbewahrungsfrist von elf Jahren aus.

Verantwortung und Konsequenzen

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens.
Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen zivilrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen:

§ 162 AO:
Steuerliche Konsequenzen, wie Strafzahlungen an das Finanzamt

§ 283 StGB:
z.B. eine Freiheitsstrafe von bis zu 2 Jahren bei Verletzung der Buchführungspflicht

§ 280 ff. BGB und § 241 Abs. 2 BGB:
Schadensersatzansprüche

Kann eine E-Mail als Beweis genutzt werden?

Abgesehen von der gesetzlichen Pflicht ist es auch ratsam E-Mails zu archivieren, um bei gerichtlichen Auseinandersetzungen auf diese Dokumente zurückzugreifen. Im Rahmen der freien richterlichen Beweiswürdigung genießen E-Mails zwar nicht den gleichen Status wie eine Urkunde, gelten nach § 371 Abs. 1 Satz 2 ZPO als elektronisches Dokument grundsätzlich aber als Augenscheinbeweis.

Zudem sind sie oft der einzige Nachweis für Absprachen zwischen den Streitparteien. So liefern E-Mails in diesem Zusammenhang wichtige Indizien zu Aussteller, Empfänger, Absende- und Zugangsdatum sowie zu vereinbarten Vertragsinhalten. Zusammen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur können E- Mails zudem vom Aussteller oder mittels notariell beglaubigter Handzeichen unterzeichneten Privaturkunden gleichgestellt werden (§ 371a ZPO).

Dies begründet die formelle Beweiskraft von E- Mails und wird als Beweis gewertet, dass in qualifiziert elektronisch signierten E-Mails enthaltene Erklärungen tatsächlich von den Ausstellern abgegeben wurden.