E-Mails – Aus den Augen aus dem Sinn? – Nicht bei geschäftlichen E-Mails.
Es wäre doch sehr ärgerlich, wichtige E-Mails eines Kunden nicht mehr wiederzufinden. Aus diesem Grund müssen geschäftliche Emails genau wie Buchungsbelege, Handelsbücher und Jahresabschlüsse 6 bzw. 10 Jahre revisionssicher und elektronisch auswertbar archiviert werden.
Natürlich unterliegt die ordnungsgemäße Speicherung auch einigen Sicherheits- und Rechtsanforderungen, da reicht es nicht aus die E-Mails lokal auf einem Computer zu sichern. Unser Mailhosting in Verbindung mit Mailarchiv ist einfach, schnell, rechtskonform und vor allem sicher.
Was muss archiviert werden?
- Auftragsbestätigungen
- Angebote
- Rechnungen
- Verhandlungsvereinbarungen
- Vertragsabsprachen
- Bestätigungen telefonischer Absprachen
Generell gilt: Führt eine Mail zu einem Auftrag, gilt sie als eingehender oder ausgehender Handelsbrief und unterliegt der Aufbewahrungspflicht nach Handels- oder Steuerrecht.
Welche Vorteile hat mein Unternehmen von einer ordnungs-gemäßen E-Mail-Archivierung?
Die Vorteile einer ordnungsgemäßen E-Mail-Archivierung sind von Unternehmen zu Unter- nehmen unterschiedlich. Im Vordergrund stehen aber in der Regel die folgenden Vorteile:
- Einhaltung gesetzlicher Vorlagen
- Entlastung der E-Mail-Postfächer
- Schutz vor bewusstem oder unbewusstem Löschen von E-Mails
- mögliche Beweismittel bei gerichtlichen Auseinandersetzungen
- zusätzlicher Schutz vor Viren, Spam und weiteren Angriffen auf den E-Mail-Server
- bessere Durchsuchbarkeit der E-Mail-Archive (durch Verschlagwortung)
Rechtliche Grundlage
Archivierungspflicht ist nichts Neues. Schon lange bevor die ersten Computer 犀利士 in den Büros zu finden waren gab es gesetzliche Regelungen für die korrekte Archivierung von Handels- und Geschäftsbriefen (z.B. je nach Rechtsform z.B. §37a HGB, §80 I AktienG, §35a I GmbHG um nur ein paar zu nennen) Spätestens seit dem Inkrafttreten der Grundsätze zum Daten- zugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Anfang 2002 ist klar, dass die E- Mail vom Gesetzgeber als vollwertiger Handels- und Geschäftsbrief verstanden wird. Unter- mauert wurde dies 2007 mit der Impressumspflicht für E-Mails.
Mit dem Schreiben des BMF vom 14. November 2014 wurden die „Grundsätze zur ordnungs- mäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elekt- ronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ ab den 01.01.2017 für Unternehmen zu Pflicht und damit einhergehend die revisionssichere Archivierung von E-Mails mit der Funk- tion eines Handels-犀利士 oder Geschäftsbriefs.
Welche Konsequenzen drohen und wer trägt die Verantwortung?
Die Geschäftsführung eines Unternehmens ist für die korrekte und ordnungsgemäße Archi- vierung gemäß den rechtlichen Anforderungen verantwortlich. Wird dieser Pflicht nicht nachgekommen, können zivil- und strafrechtliche Konsequenzen die Folge sein. Diese wären z.B.:
- Steuerliche Konsequenzen (Strafzahlungen an das Finanzamt)
- Freiheitsstrafe bis zu 2 Jahren (bei Verletzung der Buchführungspflicht)
- Schadensersatzansprüche